Pontus Haglund

Ovan fråga är nog den absolut vanligaste som jag tar emot i jobbet. Istället för att besvara den varje gång den kommer så gör jag här ett skrivet försök. Kommentera gärna denna post så jag vet om den här typen av info efterfrågas.

Jag börjar med ett enkelt diagram över vad som bygger på vad och vad man därmed behöver för att kunna köra WSS och MOSS.

Arkitekturen som WSS och MOSS bygger på. För WSS eller MOSS behövs både .Net Framework 3.0 och IIS.

Så nu har vi svaret på vad man behöver installera/förbereda för att komma igång med WSS. Över till det väsentliga – vad är då skillnaden? Vad ingår i WSS?

WSS

Jag brukar dela upp detta i två olika saker:

• Platformstjänster
• Samarbetsfunktioner

Plattformstjänster

I Plattformstjänster ingår några olika saker som man behöver för att kunna köra både WSS och MOSS (och Project Server för den delen):

• Lagringsmodellen som använder sig av SQL Server.
• Strukturen med de grundläggande begreppen Webbprogram (Web Application), Webbplatssamling (Site Collection), Webbplats (Site), Dokumentbibliotek (Document Library) och Lista (List).
• Begreppet Innehållstyper (Content Types)
• Säkerhetsmodellen som ger möjlighet att sätta behörigheter på varje nivåerna ovan samt ner på enskilda objekt i listor och dokumentbibliotek.
• Länken mellan Workflow Foundation och Windows SharePoint Services som gör det möjligt att skapa arbetsflöden med Visual Studio och SharePoint Designer 2007.
• Gränssnittet som använder ASP.Net 2.0-funktioner som Master Pages, Navigation Providers och Authentication Providers.
• Administrationsgränssnittet.

Samarbetsfunktioner

I Samarbetsfunktioner ingår alla de saker som man nyttjar som slutanvändare och som kan ge ett stort affärsvärde. Dessa fungerar allihop tack vare tjänsterna som listats ovan.

• Dokumentbibliotek med samt möjligheten att ha dem offline i Outlook 2007.
• Bildbibliotek (Picture Library)
• Meddelanden (Announcements)
• Kontakter (Contacts) med fullt offlinestöd i Outlook 2007.
• Kaledrar (Events) med fullt offlinestöd i Outlook 2007.
• Uppgifter (Tasks) med fullt offlinestöd i Outlook 2007.
• Projektuppgifter (Project Tasks) med ett Gantt-liknande gränssnitt och fullt offlinestöd i Outlook 2007.
• Diskussionsforum (Discussion Board) med fullt offlinestöd i Outlook 2007.
• Länkar (Links)
• Problem (Issue Tasks)
• Undersökning (Survey)

Med detta har man i princip sammanfattat det man får med WSS. Som ett exempel på hur detta kan användas:
Företag A har ett 50-tal kunder som man arbetar med. I WSS har man skapat ett webbprogram med adressen http://kunder.foretaget.se. Där kan kunderna logga in för att komma åt generell kundinformation som t ex hur Företag A kommer ha öppet under sommaren.Varje kund har sedan en egen webbplats (site), för Kund A är adressen http://kunder.foretaget.se/kund_a. Kund A har bara access till just dessa två webbplatser (och inte till t ex http://kunder.foretaget.se/kund_b). Inne på den specifika kundwebbplatsen delar Företaget A med sig kring alla företaganden de har med Kund A. Det inkluderar ett dokumentbibliotek med alla projektplaner och kravspecifikationer som man jobbar med samt en lista på de problem som man håller på att åtgärda för tillfället.

Låt oss ta en annan tjur vid hornen direkt – Sökning. I WSS ingår en begränsad sökfunktionalitet om man har lagrat informationen i en "riktig" version av SQL Server 2000/2005, dvs inte i "Express" eller "Embedded". Den sökning man då får är hittar bara resultat från den webbplats (Site) man för tillfället befinner sig på, inte från t ex underwebbplatser.

MOSS 2007

För att göra det hela enkelt så finns det två olika utgåvor av MOSS också. Dessa är kumulativa (kan man skriva så?) och heter Standard och Enterprise. Enterprise innehåller allt i Standard och en del ytterligare.

MOSS 2007 Standard Edition

Funktionerna brukar delas upp i tre områden:

• Portalfunktionalitet
• Sökfunktionalitet
• Innehållshantering

Portalfunktionalitet

Portalfunktionalieten ger några olika saker, en viktig är en profildatabas. Det är en plats där egenskaper om användarna sparas och där de sedan själva kan uppdatera (delar av) dessa. Baserat på dessa profilegenskaper kan vi sedan skapa Målgrupper (Audiences) genom att till exempel hitta alla användare som jobbar på avdelningen "Försäljning". En liten bild:

Användarinformation från AD läses regelbundet in i profildatabasen (t ex varje natt). Målgrupperna kompileras sedan så att ändringarna slår igenom.

Målgrupper kan användas överallt i MOSS och ser till att innehållet kan mågruppsstyras. Man kan därmed ha en lista med kontakter som heter "Kontaktpersoner" där man visar en kontakt för säljare och en annan kontakt för ekonomer. Ett annat (bättre) exempel är när man publicerar artiklar/nyheter och då kan välja att visa t ex info om att parkeringsgaraget skall byggas om bara för målgruppen Bilägare.

En annan ny funktioalitet är att man kan ge sina användare tillgång till något som heter "Min Webbplats" (My Site). Det är en speciell webbplats med två delar – en publik och en personlig.
Den publika vyn kan alla anställda besöka – det är min personliga Facebook-sida inne på SharePoint. Valda delar av profildatabasen visas här tillsammans med en bild på användaren och blir därför nästan som en anställds CV internt. Vad jobbar personen med? Vilka kollegor har personen? Vilka utbildningar har man gått? På den publika vyn kommer man också åt det dokumentbibliotek som heter "Delade dokument" (Shared Documents). Jag personligen har sparat de PowerPoint-presentationer som jag håller mest i de delade dokumenten på min webbplats – på det sättet kommer mina kollegor åt dem utan att de behöver fråga mig.
Den privata vyn innehåller förutom då "Delade dokument" också "Privata dokument". Här kan personliga dokument sparas – ingen annan kommer åt dessa. Det är också i den privata vyn som man kan redigera sin egen profil vilket kan påverka de målgrupper man är med i. Länken till Min Webbplats dyker automatiskt upp längst upp på alla andra webbplatser så den är enkel att nå.

Notera att funktionaliteten som beskrivs här (t ex Målgrupper) efter att MOSS installeras kan användas överallt, även om man skapar en webbplats från mallen "Gruppwebbplats" som ser ut som en WSS-plats. Är MOSS installerat så finns det helt enkelt mer funktionalitet. Överallt. Fantastiskt.

Sökfunktionalitet

En av de absolut mest värdefulla funktioner som finns i MOSS är runt sök. MOSS är fantastiskt bra på att indexera och därefter söka i all info som sparas i WSS/MOSS, på nätverkmappar (t ex G: som den brukar kallas) och några andra källor. För en användare innebär det att man från en plats kan söka efter ord eller meningar och därefter hitta alla dokument som innehåller dessa ord. Låter det enkelt? MOSS tar självklart hänsyn till den säkerhetsstruktur man har satt upp så man kan således inte få träffar från dokument som man inte har rätt att läsa. Varför tycker jag då att Sök är så otroligt bra? För det första så kommer man aldrig mer sitta och leta i de ändlösa folderstrukturer som man har en förmåga att bilda på G:. Vet man att man letar efter en kravspecifikation från en viss kund så skriver man "Kravspecifikation kundnamn" i sökfönstret och på mycket kort tid (mindre än en sekund troligtvis) så har du fått fram en träfflista med utdrag ur dokumenten samt direktlänkar. Kombinationen med MOSS och att låta folk skapa arbetsytor när man tar fram dokument, presentationer etc gör att man får en otrolig möjlighet att återanvända investerad tid. Om två kollegor nyligen har författat en presentation som de lagrar i MOSS så kommer man att hitta den när man söker efter relaterad information. Alla dina favoritpresentationer som ligger på din "Min Webbplats" blir också sökbara. Det här är otroligt bra och mycket användbart. Det finns massor av intellektuellt kapital i ert företag som bara väntas på att indexeras för att komma till användning!

Det finns för övrigt ingen begränsning i antalet dokument som kan indexeras med MOSS.

Innehållshantering (Enterprise Content Management, ECM)

ECM brukar ofta förklaras som en kobination av Dokumenthantering (Document Management), Posthantering (Records Management), Webbpublicering (Web Content Management) samt Arbetsflöden (Workflow). Kort om dessa och hur de fungerar i MOSS:

• Dokumenthantering – ger möjlighet att jobba med policys på dokument. En policy kan vara t ex ett giltighetsdatum, auditing (att allt som händer dokumentet, som att det läses eller ändras, dokumenteras) eller något annat. Vi ger också möjligheten att integrera MOSS med Rights Management i Windows Server. Det gör att de rättigheter som sätts på dokument i MOSS kommer att följa med dokumentet om någon laddar ner det och t ex skickar iväg det via e-post. När dokumentet väl öppnas så kommer det att kontakta MOSS för att se vilka användare som har rätt att läsa och redigera det. Otroligt kraftfullt.
• Posthantering – ger möjlighet att skapa ett Arkiv (Records Repository) där information (dokument, formulär etc) kan diarieföras. Finns också möjligheter att möta olika typer av lagliga krav med detta genom t ex Legal Holds.
• Webbpublicering – den funktionalitet som tidigare återfanns i Microsoft Content Management Server 2002 finns nu i MOSS. Det innebär att man kan skapa den design som man vill på sitt intranät/extranet/externa webb och att man kan ha författare som skriver innehåll som sedan godkänns av en redaktör. En nyhet som skrivs kan vara synlig under bara en begränsad period och man kan rättighetsstyra och målgruppsstyra allt som publiceras. Denna funktionalitet innebär att MOSS numera är Microsofts produkt för webbpublicering och det finns ett antal företag som skapar sin externa webb med denna produkt. För en bra lista – titta här.
• Arbetsflöden – med MOSS följer ett antal nya arbetsflöden som är mycket användbara. "Godkännande" och "Samla in feedback" är två exempel. Samma typ av arbetsflöden används oavsett om det är ett dokument eller en nyhetsartikel som skall visas och samtliga är byggda på Workflow Foundation på samma sätt som jag nämnde ovan runt WSS.

MOSS 2007 Enterprise Edition

Den ytterligare funktionalitet som man får med Enterprise-versionen delar jag upp i tre områden:

• Formulärstöd (Forms Services)
• Beslutsstödsfunktionalitet (Business Intelligence)
• Affärsdatakatalogen (Business Data Catalog)

Formulärstöd

Denna funktionalitet gör det möjligt att ta formulär skapade i Microsoft Office InfoPath (en programvara som ingår i Office Professional Plus 2007 samt Enterprise 2007) och med en knapptryckning låta dessa publiceras så att de kan konsumeras med bara en webbläsare. Dessa formulär kan när de "Skickas in" (Submit) skicka vidare sitt innehåll på flera olika sätt. Via mail, in i ett formulärbibliotek, till en Web Service osv. De kan också starta ett arbetsflöde i samband med att de skickas. Många företag använder denna funktionalitet för att digitalisera sina processer – t ex resebokningar, semesteransökningar, avvikelser osv. Formulären kan anta vilken storlek man vill och de kan mycket väl läggas in som en del av en sida, dessutom så kommunicerar de väl med de Web Services som Excel Services (se lite längre ner) exponerar. Att bygga olika typer av beräkningsmotorer, kanske för rabatter, räntor osv, är synnerligen enkelt. Jag har bloggat om detta tidigare.

Beslutsstödsfunktionalitet

Inom beslutsstöd är den viktigaste komponenten Excel Services. Excel Services är en möjlighet att rendera och beräkna Excel-ark på serversidan, utan att vare sig klient eller server har Microsoft Office Excel installerat. Renderingen innebär att man kan spara ett Excelark i ett dokumentbibliotek och sedan låta en del av (område eller flik) eller hela arket visas för användaren direkt i webbläsaren. Om detta ark innehåller en pivottabell som hämtar data ur en SQL Server Analysis Services-kub så kan den publicerade vyn också uppdateras när kuben uppdateras. Man kan också borra i pivottabellen direkt i webbläsaren och låta kuben leverera datan. Den som skapar Excel-arket måste ha Microsoft Office Excel 2007 och arken måste sparas i det nya Office Open XML-formatet (xlsx). Beräkning innebär att formler som man skapat i Excel-arket kan nyttjas trots att arket är stängt. Om man t ex skapar ett ark där säljare matar in sin kvota och vad de sålt för så får veta sin bonus. Beräkningen för detta kan då användas genom webbläsaren eller genom egna applikationer (t ex formulär som jag beskrev ovan) utan att användarna behöver ha rätt att kunna öppna arket. Otroligt användbart!

Affärsdatakatalogen

Jag skall försöka beskriva möjligheterna med Affärsdatakatalogen utan att använda för många superlativ. Enkelt förklarat så kan man genom denna beskriva data som finns i andra system för MOSS. Denna data måste MOSS kunna komma åt genom antingen ett databasanrop eller genom en Web Service. När väl denna definition är genomförd kan man:

• Låta MOSS indexera informationen och sedan söka efter den. Detta kan med fördel användas för att kunna söka efter kunder i ett CRM-system direkt i sitt Intranät.
• Använda de Web Parts som ingår för att lista objekt och deras relationer. Man kan på en sida t ex lista Produktkategorier, underkatagorier och produkter.
• Komma åt Affärsdatakatalogen genom objektmodellen.

Slutsats

Det är svårt att beskriva skillnaderna mellan WSS, MOSS Standard och MOSS Enterprise utan att bli lite långrandig. Jag hoppas att informationen här är intressant. Posta kommentarer och önska framtida poster så blir jag lycklig! Tack för att du läser detta.